Pour une candidature spontanée, un remerciement à la suite d’un entretien, ou une prise de contact professionnelle, le mail est l’outil incontournable. Or il est parfois compliqué de s’exprimer aussi bien par ce médium qu’à l’oral. Alors, comment marquer l’esprit des professionnels grâce à un mail ?
1. Se présenter avec classe
Pour commencer, la première chose que verra la personne que vous contactez est l’objet du mail. Rédigez-le en premier de sorte à ne pas l’oublier. Il faut qu’il soit clair et direct ! Les portables montrent 25/30 caractères de l’objet du mail, faites donc en sorte d’être concis. Utilisez le salut formel « Madame, Monsieur » si vous ne connaissez pas exactement le destinataire du mail. Si vous le connaissez écrivez « Cher(ère) Madame X ou Monsieur Z ». Aussi, votre première phrase doit contenir votre présentation : nom, prénom et situation professionnelle. Ainsi, le destinataire lira le reste du mail en vous associant bien à ce dernier.
2. Être concis dans ses demandes
Au niveau du contenu, la première chose à faire est d’expliquer au destinataire comment vous avez obtenu son contact. De cette façon, il sera plus en confiance. Si vous vous êtes déjà rencontré, rappelez-vous à son bon souvenir. « Nous nous sommes rencontré à telle conférence » ; « j’ai vu votre présentation sur… » etc. Aussi, si vous vous connaissez des points communs avec votre destinataire, utilisez les tout en les reliant au travail. Donnez la raison de votre démarche assez rapidement, et exprimez clairement votre demande (sans injonctions). S’il s’agit d’une demande de conseil ou d’aide, soyez délicat et faites attention à ne pas en demander trop non plus. En revanche, ne vous dévalorisez pas et ne pensez pas à la place du destinataire. « Cela va peut-être vous embêter mais… » est à bannir ! De plus, organisez bien vos mails avec des paragraphes distincts afin qu’il soit agréable à lire. Présentation et obtention de contact, demande, puis fin du mail.
3. Terminer en beauté
Remerciez votre contact de l’attention qu’il a porté à votre mail ! C’est un geste de politesse obligatoire car le destinataire aura pris de son temps pour vous lire. Vous pouvez à la suite suggérer un nouveau contact par téléphone, par mail ou en direct. Précisez que vous attendez sa réponse avec un aimable « J’attends votre réponse avec impatience ». Aussi, pour finir en beauté, évitez les habituels « bien à vous » ou « merci de votre attention ». Assurez plutôt votre contact de votre reconnaissance avec un « sincèrement », « bien cordialement », ou « En vous remerciant ». Vous pouvez également lui souhaiter une agréable journée. En effet, peu de personnes le font dans le milieu professionnel, or n’oubliez pas que c’est à un humain que vous vous adressez. En guise de signature n’oubliez pas de laisser vos moyens de contact. Veillez à mettre une seule adresse mail et un seul numéro de téléphone. Le destinataire n’aura ainsi pas à chercher longtemps le meilleur moyen pour vous recontacter. Pour finir, relisez votre mail pour enlever toutes les fautes d’orthographe et de grammaire ! Il n’y a rien de moins professionnel qu’un mauvais français à l’écrit…